Im Shop sieht alles einfach aus: eine Bestellung, ein Betrag. In der Buchhaltung kommt etwas anderes an: eine Auszahlung, in der Dutzende Bestellungen stecken, abzüglich Gebühren und Erstattungen. Genau dort entsteht die Handarbeit, und genau dort lohnt sich Automatisierung.
Was aus Shopify in die Buchhaltung muss
- Rechnungen und Gutschriften: jede Bestellung, jede Erstattung.
- Auszahlungen: Zahlungsanbieter überweisen gebündelt, nicht pro Bestellung.
- Gebühren: Transaktions- und App-Gebühren, oft direkt von der Auszahlung abgezogen.
- Steuern: die richtigen Steuersätze, auch beim Verkauf in andere EU-Länder.
Der schwierige Teil: Auszahlungen zuordnen
Auf dem Bankkonto erscheint ein Betrag, der zu keiner einzelnen Rechnung passt. Er besteht aus vielen Bestellungen, minus Gebühren, minus Erstattungen, manchmal über mehrere Zahlungsarten verteilt. Wer das von Hand abgleicht, verbringt jeden Monat Stunden damit, Zahlen zu suchen.
Die Lösung: Die Auszahlung wird automatisch in ihre Bestandteile zerlegt und jeder Teil der passenden Rechnung oder Gebühr zugeordnet.
Steuern beim Verkauf in andere EU-Länder
Sobald die Fernverkäufe an Privatkunden in andere EU-Länder insgesamt 10.000 € im Jahr übersteigen, gilt in der Regel der Steuersatz des Landes, in das geliefert wird. Abgerechnet wird über das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS). Für Händler in Luxemburg und Belgien ist das fast immer ein Thema. Shop und Buchhaltung müssen diese Sätze sauber übergeben. [zu prüfen mit Steuerberatung, kein Steuerrat im Artikel]
Drei Wege
- Export oder App für die Buchhaltungssoftware. In Deutschland zum Beispiel Anbindungen an DATEV oder Lexoffice. In Belgien und Luxemburg werden andere Programme genutzt. Dort arbeiten viele Unternehmen zum Beispiel mit Odoo, Microsoft Dynamics oder ioi von Silicon Brain.
- Über das ERP. Wenn Shopify schon mit dem ERP verbunden ist, läuft die Buchhaltung oft am besten von dort weiter.
- Über eine Integrationsplattform. Wenn mehrere Systeme beteiligt sind: Shop, Zahlungsanbieter, ERP, Buchhaltung.
Checkliste vor dem Start
- [ ] Welche Zahlungsarten nutzt der Shop?
- [ ] Wer bucht heute was, und wie lange dauert es pro Monat?
- [ ] In welche Länder wird verkauft?
- [ ] Welche Buchhaltungssoftware nutzt die Steuerberatung?
- [ ] Wer prüft die automatischen Buchungen in den ersten Monaten?
Mit Quern
Wir verbinden Shopify mit Ihrer Buchhaltung und den Systemen dazwischen. In Absprache mit Ihrer Steuerberatung, nicht an ihr vorbei.
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Quelle Schwellenwert OSS: Shopify Help Center: EU tax reference